Fotojobs: Wie man Aufträge professionell kalkuliert

Einzigartige Momente, festgehalten in eindrucksvollen Bildern – wenn es um die Arbeit eines Fotografen geht, sehen Kunden häufig nur die Schnappschüsse, die sie am Ende in den Händen halten, aber nicht immer den gesamten Aufwand, der dahintersteckt. Denn schöne Fotos entstehen nicht nur, indem jemand auf den Auslöser drückt. Sie entwickeln sich häufig in stundenlanger, leidenschaftlicher Nacharbeitung in den Räumen eines gemieteten Studios. Dadurch entstehen unweigerlich Kosten, die ein Künstler nun mal wie jeder andere Berufstätige auch in Rechnung stellen muss. Doch gerade für freiberuflich tätige Fotografinnen und Fotografen ist die exakte Auftragskalkulation sowie Rechnungsstellung kein leichtes Unterfangen. Liegen die veranschlagten Preise zu hoch, kann es schnell passieren, dass der Auftrag an jemand anders geht – schließlich ist die Konkurrenz in der Branche, die ebenfalls von vielen Amateuren überschwemmt wird, hoch. Ist das Angebot dagegen zu niedrig angesetzt, gehen Fotografen nach einem Shooting eventuell leer aus oder müssen im schlimmsten Fall selbst noch für offene Kosten aufkommen. Mit den folgenden Tipps schlagen speziell Freiberufler ganz einfach den goldenen Mittelweg bei Fotojobs ein.

Fotojobs: Was muss alles auf der Kalkulation stehen?

Wer denkt, dass ein Kostenvoranschlag lediglich ein Papier ist, auf dem ein paar hübsch aufgelistete Zahlen stehen, liegt falsch. Denn bei einer gut aufgebauten Postenübersicht schwingt noch viel mehr mit, nämlich Zuverlässigkeit sowie Professionalität. Die Offenlegung aller Leistungen sorgt für absolute Transparenz. Dadurch kann sich der Kunde sicher sein, dass keine unliebsamen Überraschungen auf ihn warten. Eine übersichtliche sowie lückenlose Kalkulation bringt einem Fotografen also schon mal das Vertrauen der Kunden entgegen – und im Bestfall letztendlich den Auftragszuschlag. Im Zuge einer Shooting-Buchung ist ein Budgetplan also unverzichtbar. Doch welche Kostenpunkte muss er enthalten, damit bei der Bezahlung am Ende alles mit fairen Dingen zugeht? Diese Checkliste bringt für freiberufliche Fotografen Klarheit.

Und wie sieht es bei Outdoor-Shootings aus, wenn der Termin aufgrund von schlechtem Wetter buchstäblich ins Wasser fällt? Um in solch einem Fall nicht den Kürzeren zu ziehen, raten Experten, immer eine entsprechende Regelung ins Angebot zu integrieren. Diese umfasst die genaue Definition eines Schlechtwettertags sowie üblicherweise folgende Vereinbarung:

• Fotografenhonorar bei schlechtem Wetter: 50 Prozent des Tagessatzes
• Übernahme der Nebenkosten am Schlechtwettertag: 100 Prozent

Fotojobs: Die Regeln der Rechnungsstellung

Hat der Auftraggeber dem Angebot zugestimmt und ist der Fototermin reibungslos über die Bühne gegangen, folgt zu guter Letzt unter Berücksichtigung aller Kosten das Schreiben der Rechnung. Hier reicht es aber nicht aus, alle angefallenen Posten auf einem Blatt Papier zu notieren. Um in Sachen Steuerrückzahlungen vom Finanzamt als verwendbares Dokument angesehen zu werden, müssen speziell Rechnungen einige Formalitäten erfüllen:

• Angabe des eigenen Namens sowie der Adresse
• Korrekte Firmenbezeichnung bzw. Name und Adresse des Kunden
• Rechnungsdatum
• Exakte Leistungsaufstellung
• Preisangabe gesplittet in Netto- und Bruttobetrag
• Konkreter Ausweis der anfallenden Umsatzsteuer → Ausnahme: Künstler, die als Kleinunternehmer arbeiten. Bedeutet: Die Umsätze haben im vorangegangenen Jahr den Betrag von 17.500 Euro nicht überstiegen und werden im aktuellen Kalenderjahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro betragen. In diesem Fall darf die Umsatzsteuer auf der Rechnung nicht erhoben werden.
• Persönliche Umsatzsteueridentifikationsnummer (benötigen ebenfalls Kleinunternehmer), um nachzuweisen, in welchem EU-Land die jeweiligen Steuern anfallen.
• Abführung an die Künstlersozialkasse. Dieser Posten betrifft speziell Branchen, die künstlerische oder publizistische Leistungen fördern (Beispiel: Rundfunk, Presseagenturen oder Theater) sowie Unternehmen, die Künstlerleistungen für eigene Zwecke nutzen. Dieser Abschlagsbetrag muss ebenfalls auf der Rechnung angegeben werden.

Fotojobs: Technischer Support für mehr künstlerische Freiräume

Fotografen müssen bei der Erstellung von Aufträgen sowie Rechnungen also einige Punkte beachten, damit ihnen sowohl finanziell als auch rechtlich keine Konsequenzen drohen. Gerade für Freiberufler, die für mehrere Kunden arbeiten, kann es sich lohnen, auf eines der vielen Software-Tools zur Auftrags- oder Rechnungserstellung zurückzugreifen. Vorlagen sind damit im Handumdrehen erstellt sowie dauerhaft abgespeichert. Zudem können die Programme bestimmte Abschläge automatisch kalkulieren. So stehen buchhalterische Aufgaben der künstlerischen Freiheit nicht unnötig im Weg.