Studie im Auftrag von Adobe zeigt: Papierreduzierung im Büro bringt deutliche Vorteile
Papierloses Arbeiten steigert die Effizienz und spart Kosten in drei von vier deutschen Unternehmen. Das ist die wichtigste Schlussfolgerung aus einer Studie, die von Statista im Auftrag von Adobe durchgeführt wurde. Von den befragten Unternehmen gaben drei Viertel an, dass sie bereits Maßnahmen zum papierreduzierten Arbeiten ergriffen haben. Dort, wo bereits papierreduzierte Prozesse eingeführt wurden, schätzten 94 Prozent der in diesen Unternehmen Befragten die Effizienzsteigerung nach der Einführung als hoch oder sehr hoch ein.
Für die Untersuchung zum Stand der Umsetzung des papierlosen Büros in Deutschland befragte Statista 400 Unternehmen mit einer Größe von zehn bis 1.000 Beschäftigten im Zeitraum vom 11. Dezember 2023 bis 3. Januar 2024.
Neun von zehn Befragten in Unternehmen, die bereits Maßnahmen zum papierlosen oder papierreduzierten Arbeiten umgesetzt haben, bewerten die Akzeptanz in der Belegschaft als sehr hoch oder hoch. Als wichtigste Erfolge werden Kosteneinsparungen durch Reduzierung von Papierverbrauch und Druckkosten (63 %), Remote-Arbeit an Cloud-Dokumenten (46 %), Einsparung von Lagerfläche/Aktenarchiv (43 %) und Effizienzsteigerung in Arbeitsabläufen (43 %) genannt. Die wichtigsten Beweggründe für die Einführung von papierlosen Prozessen sind die Einsparung von Betriebskosten (78 %), Steigerung der Effizienz (59 %), Fortschritte bei der Nachhaltigkeitsstrategie (55 %) und der Digitalisierungsstrategie (50 %) des Unternehmens. Für vier von zehn Befragten stehen auch Verbesserungen der Customer Experience (dt. Kundenerlebnis) im Mittelpunkt. Nach Einschätzung von Murat Erimel, Group Manager im Produktmarketing bei Adobe, fängt hier die Umstellung bereits bei kleinen Dingen an: von der Kommunikation mit Kunden über die digitale Datenspeicherung bis hin zur elektronischen Signatur.
Als größte Herausforderungen bei der Umstellung auf papierlose Verfahren zeigen sich laut der Studie etablierte Gewohnheiten (46 %) sowie Anschaffungskosten für digitale Technologien (45 %). Weitere wichtige Handlungsfelder zum papierlosen Arbeiten sehen die befragten Unternehmen bei Archivierungsabläufen (28 %), Unterschriftenerfassung (27 %), Bestellprozessen (26 %), Schulungs- und Weiterbildungsprozessen (25 %) sowie Finanzbuchhaltungsvorgängen (24 %) in der Spitzengruppe.
Für die Unternehmen, die den Schritt bereits gegangen sind, sind Umstellungen auf papierreduziertes Arbeiten überwiegend gut planbar. Vier von fünf Befragten sagen, dass der Aufwand für die Implementierung genau richtig eingeschätzt wurde.
Das papierreduzierte Büro ist zunächst mit Initialkosten verbunden. Langfristig betrachtet, so das Fazit von Adobe, bietet es jedoch eine deutliche Effizienzsteigerung aller Arbeitsabläufe, führt zu Kosteneinsparungen und trägt zur positiven Entwicklung von Unternehmen auf dem Weg in eine digitale und nachhaltigere Zukunft bei.
Den ausführlichen Report zur Studie über Papierreduzierung im Büro finden Sie hier.
